Công việc nhân viên xuất nhập khẩu cần làm những gì

Xuất nhập khẩu/Logistics ngành đang hot trong những năm gần đây, nhưng nguồn nhân lực còn khá ít chưa có nhiều trường đào tạo chuyên nghiệp cho vị trí này. Vậy công việc nhân viên xuất nhập khẩu thường ngày làm những gì? Tất cả sẽ được giải đáp hết qua bài viết này.

1. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên xuất nhập khẩu  là người trực tiếp tham gia hoàn tất hồ sơ, thủ tục hải quan cho doanh nghiệp để hành xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế. Nhiệm vụ của họ điều phối và theo dõi hoạt động chuỗi cung ứng. Áp dụng công nghệ logistics tối ưu quá trình vận chuyển hàng hóa.

Ngoài ra, đảm nhận các công việc khác như làm chứng từ, hợp đồng, đóng hàng booking, vận chuyển khai báo hải quan và thanh toán quốc tế.

Tìm hiểu thêm: Việc làm xuất nhập khẩu - Logistics

2. Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu ở từng vị trí

2.1. Mô tả công việc nhân của viên giao nhận xuất nhập khẩu

Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu (hiện trường), đặc thù công việc di chuyển khá nhiều và đòi hỏi sức khỏe tốt. Vị trí này đa số là nam đảm nhận. Thường ngày sẽ làm việc tại cảng, sân bay, bãi hàng,...hỗ trợ bộ phận chứng từ giao hàng cho khách vận chuyển về kho. Rất ít làm việc tại văn phòng và khi làm việc tại vị trí này, chỉ cần biết đọc và hiểu chứng từ ở mức cơ bản là được.

Dưới đây là công việc hàng ngày của họ, nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này có thể tham khảo tại đây.

• Đảm nhiệm giao nhận chứng từ, từ các bộ phận sale hoặc chứng từ.
•  Giải quyết các thủ tục về thuế và thông quan hàng hóa của công ty.
• Hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề phát sinh liên quan.
• Xuất trình chứng từ với cơ quan hải quan và thông quan tờ khai.
• Kiểm tra và điều chỉnh hàng hóa tại cảng. Đảm bảo hàng hóa đủ số lượng, nguyên vẹn.
•  Đảm bảo hàng hóa được xuất hoặc nhập đúng thời gian. Thủ tục chứng từ, khai báo hải quan đều được thông quan và đóng thuế.
• Sắp xếp và kiểm hàng hóa cùng cơ quan hải quan. Lấy chứng từ, D/O từ khách, hãng tàu hoặc công ty Logistics.

Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

• Hỗ trợ nghiệp vụ làm xuất nhập khẩu như C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng,... Và kiểm tra đầy đủ chứng từ đã chính xác chưa.
• Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận khai báo hải quan và hoàn tất tục đăng kí, khai báo tại cảng, sân bay, ICD.
• Thực hiện thủ tục hải quan đối với các lô hàng thuộc loại hình mở tờ khai Hải quan. Với hàng xuất khẩu thì cần đổi lệnh trên các hãng tàu. Và ra cảng bãi chọn container theo tiêu chuẩn đóng hàng, và nộp tờ khai Hải quan. Còn đối với hàng nhập cũng phải lấy lệnh trên hãng tàu, ký hải quan và đổi lệnh ở cảng (tùy thuộc vào lệnh tờ khai).
•  Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, với đơn vị vận chuyển tại cảng. Theo dõi lô hàng vận chuyển.  
• Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến lệnh xuất nhập tại cảng bãi.
• Đảm nhiệm các công việc khác khi có yêu cầu.

Để theo đuổi ngành này các bạn cần phải theo học các ngành liên quan đến Logstics thì sẽ được ưu tiên ứng tuyển. Quan trọng nhất hiểu rõ quy trình giao nhận xuất nhập khẩu, biết phân loại chứng từ, am hiểu về luật pháp và công ước quốc tế liên quan đến xuất nhập khẩu.

Tại ví trí này nhân viên ít kinh nghiệm, mức lương dao động từ 6-8 triệu, tùy vào quy mô công ty sẽ có lương thưởng và đãi ngộ khác nhau. Đối với nhân viên lâu năm có thể làm việc với nhiều doanh nghiệp, mức thu nhập có thể lên đến 50 triệu.

2.2. Bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

Nhân viên kinh doanh có vai trò nắm giữ sự phát triển của công ty, không những vậy mức thu nhập khá cao. Đặc trưng của công việc giao tiếp với khách hàng khá nhiều, nên ngoài nhiệm vụ chuyên môn thì cần phải khéo léo, linh hoạt xử lý tình huống.

Có thể nói rằng, họ là bộ mặt của công ty trong việc giới thiệu, cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Ngoài ra, sẽ phụ trách tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp thỏa thuận, sắp xếp thông tin liên lạc và hợp tác kinh doanh hàng hóa. Và làm một số thủ tục cần để nhập hoặc xuất hàng từ nước ngoài về.

Thời gian làm việc tại văn phòng chiếm đa số, thỉnh thoảng mới phải gặp gỡ khách hàng. Thường sẽ trao đổi bằng mail hoặc gọi điện trực tiếp. Đôi khi chuyện làm thêm giờ rất bình thường với họ. Sau đây một số công việc chính của họ.

• Tìm kiếm khách hàng và ký kết các hợp đồng giao nhận
• Làm việc với các đối tác, các nhà vận chuyển và phân phối nước ngoài
•  Quản lý thông tin thời gian và địa điểm giao hàng
•   Xử lý thông tin giá cả và hoàn tất cáchủ tục hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu
• Lên kế hoạch, theo dõi đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng
•  Lên kế hoạch, xử lý vấn đề phát sinh đảm bảo hàng hóa vận chuyển đúng thời gian
• Thu thập đánh giá, ý kiến phản hồi của khách hàng.
•  Đề xuất cho ban lãnh đạo những biện pháp tăng cường năng lực cạnh tranh. Và phát triển thị phần logistics Duy trì phát triển mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng
•    Xây dựng quy trình doanh và đảm bảo doanh thu đề ra

2.3. Bản mô tả công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Có rất nhiều người đã từng làm việc tại vị trí này chia sẻ rằng, công việc chứng từ không quá khó. Chỉ cần học một khóa nghiệp vụ xuất nhập khẩu-logistics là có thể nắm bắt được. Tuy nhiên, tính chất công việc lặp đi lại nhiều lần, đòi hỏi tính kiên nhẫn cao, tỉ mỉ và chính xác.

• Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa.
•    Liên hệ với các hãng tàu, theo dõi lịch trình đơn hàng để gửi hàng đúng thời gian.
•    Làm việc với các đại lý nước ngoài, thỏa thuận về giá cả vận tải
•    Lưu trữ và sắp xếp chứng từ một cách khoa học, có hệ thống tổ chức
•  Sử dụng thành thạo các hình thức thanh toán quốc tế L/C, T/T, D/A,…để làm hợp đồng xuất nhập khẩu
•    Soạn thảo các bản hợp đồng, hóa đơn giấy tờ PO, Packing list, DO,…
•   Nắm bắt cập nhật thông tin mới về điều lệ liên quan đến ngành xuất khẩu
•    Biết làm House Bill, Telex Release theo yêu cầu của cấp trên

Xem ngay: Việc làm nhân viên chứng từ

Đối với hàng xuất

Nhân viên sẽ liên hệ làm việc với các hãng tàu và fax lệnh cấp container cho khách hàng. Theo dõi quá trình vận chuyển đúng thời gian trên lệnh cấp container. Và làm bill of lading để gửi cho cho các đại lý theo dõi lịch trình của tàu. Xin trước phí lưu container, lưu bãi hàng nhập: trình manifest, làm D/O gửi thông báo đến cho khách.

Công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Sau đó liên hệ đến các hãng tàu lấy D/O nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu. Rồi theo dõi tiến trình công việc với bộ phận đưa hàng vào kho và thông báo tiến trình làm hàng.

Đối với mặt hàng nhập khẩu

Nhân viên sẽ nhận Pre-Alert từ đại lý quốc tế. Sau đó, chuẩn bị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu làm MBL. Rồi nhận thông báo từ hãng tàu. Tiếp đến là nhận lệnh giao hàng (D/O) và cùng với các chứng từ đính kèm.

Thu tiền Handing Fee từ khách nếu thuộc hàng LCL, D/O Fee, còn cước là cước Collect

3. Một số điều cần viết về nhân viên xuất nhập khẩu

Ngoài việc tìm hiểu công việc và kỹ năng cần thiết để phát triển định hướng nghề nghiệp, thì lương của nhân viên xuất nhập khẩu được mọi người quan tâm khá nhiều.

3.1. Lương nhân viên xuất nhập khẩu

Ngành xuất nhập khẩu ngày càng phát triển và rất cần nhiều nhân lực. Bởi vậy, cơ hội việc làm và mức lương hấp dẫn để thu hút nhân tài cho ngành này rất “ưu ái” hơn so với mặt bằng chung ngành khác. Nhiều công ty có nhu cầu tuyển dụng cao về nhân sự, họ sẽ đưa ra mức lương cao tính bằng tiền USD và chế độ hấp dẫn.

Cũng giống như các ngành nghề khác, thu nhập của nhân viên xuất nhập khẩu, sẽ phụ thuộc vào từng vị trí công việc, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn. Cũng như quy mô của hoạt động của doanh nghiệp trên từng khu vực, vùng miền.

Các bạn có thể tham khảo mức lương cơ bản của nhân viên xuất nhập khẩu được phân chia thành 3 mức. Tương ứng với mức độ kinh nghiệm của bạn.

• Đối với nhân viên chưa có kinh nghiệm: 5-9 triệu/tháng.
•  Đối với nhân viên đã có kinh nghiệm: 9-15 triệu/tháng.
•    Đối với cấp quản lý: sẽ phụ thuộc kinh nghiệm và năng lực, thường dao động từ 20-30 triệu/tháng.

Các mức trên chi bao gồm chưa bao gồm lương thưởng và chế độ đãi ngộ của từng công ty. Vậy nên, sẽ có sự chênh lệch nhẹ.

3.2. Kiến thức cần có của nhân viên xuất nhập khẩu

Bất cứ ngành nào cũng cần kiến thức và kinh nghiệm nhất định mới có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Đặc biệt, ngành xuất nhập khẩu lại có đặc trưng riêng, dưới đây là một số kiến thức cần thiết cơ bản bạn phải có.

Ngoại ngữ: Không nhất thiết phải quá xuất sắc, nhưng đa số làm việc trong ngành xuất nhập khẩu sẽ phải làm việc với đối tác nước ngoài. Bởi vậy các kỹ năng ngoại ngữ cần sử dụng thành thạo.

Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo: làm xuất nhập khẩu liên quan đến các thủ tục điện tử khá nhiều, nếu không sử dụng tốt tiến độ công việc sẽ chậm.

Kiến thức kinh tế xã hội: đối với vị trí nhân viên kinh doanh, việc nắm bắt kiến thức xã hội liên quan đến xuất nhập khẩu là điều cần thiết. Nhất là các thông tư nghị định về chính sách hoặc kim ngạch xuất nhập khẩu,... Các yếu tố liên quan đến văn hóa, tôn giáo hay thế chế chính trị.

Nghiệp vụ ngoại thương: Xuất nhập khẩu – Logistics cần đến nghiệp vụ ngoại thương quốc tế (Incoterm).Tất cả nghiệp vụ xuất nhập khẩu liên quan về điều kiện giao hàng. Ngoài ra, các Imexter và logister cần nắm chắc incoter để tư vấn và làm việc một cách chính xác và hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết trên, Golden Careers đã cung cấp thông tin hữu ích cho bạn đọc về công việc của nhân viên xuất nhập khẩu. Từ đó, định hướng đúng về việc lựa chọn nghề phù hợp. Để biết thêm thông tin chi tiết về tuyển dụng việc làm xuất nhập khẩu mới nhất truy cập tại đây.