Công việc nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu được tuyển dụng khá phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hay các công ty fowarder. Vậy công việc này khác gì so với dịch vụ shipper đơn thuần như mọi người nghĩ. 

1. Khái niệm nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu hay còn được gọi là nhân viên hiện trường. Trong tiếng Anh vị trí này có tên gọi viết tắt OPS (Operations). Tính chất của công việc di chuyển khá nhiều, bởi vậy nhà tuyển dụng thường tuyển nam. Hầu hết, công việc này đều do nam đảm nhận vì tính chất công việc cần yêu cầu sức khỏe và thời gian.

Công việc của họ thường làm việc tại cảng, sân bay,bãi hàng,... hỗ trợ bộ phận chứng từ để giao hàng cho khách vận chuyển về kho. Chính vì vậy, rất ít khi làm việc tại văn phòng, và khi làm tại vị trí này không cần nghiệp vụ chứng từ và khai báo hải quan quá nhiều.

Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

Bởi công việc chứng từ đã được bộ phận chứng từ soạn thảo, nhân viên hiện trường chỉ cần biết cách đọc và cẩn thận trong công việc.

2. Công việc nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu làm gì?

Như đã nói ở trên, công việc của nhân viên giao nhận sẽ đảm nhận giấy tờ chứng từ, thủ tục hải quan. Hàng hóa có được vận chuyển đúng tiến độ hay không phụ thuộc rất nhiều vào tác vụ này.

Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của công ty sản xuất mà công việc của nhân viên sẽ có từng nhiệm vụ khác nhau. Dưới đây, mô tả công việc của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu như sau:

•  Đảm nhận việc giao nhận chứng từ xuất nhập khẩu từ bộ phận chứng từ hoặc sales.
•  Giải quyết thủ tục về thuế, thủ tục thông quan cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
•  Hỗ trợ khách hàng và giải quyết những vấn đề phát sinh.
•  Đảm bảo hàng hóa xuất hay nhập đúng tiến độ, thủ tục chứng từ, khai báo hải quan đều được thông quan và nộp thuế phí.Hỗ trợ nghiệp vụ làm xuất nhập khẩu như C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng,... Và tính đầy đủ chính xác của chứng từ.
•   Xuất trình chứng từ với cơ quan hải quan, và thông quan tờ khai.
•  Cần kiểm tra và điều chuyển hàng hóa tại cảng. Hàng hóa đảm bảo đủ số lượng, nguyên vẹn, tránh sự cố trong quá trình vận chuyển.
•   Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa cùng cơ quan Hải quan. Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu, hoặc công ty Logistics.

Công việc của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

• Sau khi bộ phận khai báo hải quan hoàn tất thủ tục xong, nhân viên giao nhận sẽ tiếp nhận hồ sơ hoàn thành các thủ tục còn lại như đăng kí, khái báo tại cảng, sân bay, ICD.
•    Thực hiện các thủ tục hải quan đến lô hàng xuất nhập khẩu, thuộc các loại hình, mở tờ khai Hải quan. 
•  Đối với hàng xuất thì cần đổi lệnh trên các hãng tàu, ra cảng bãi chọn container theo tiêu chuẩn đóng hàng nộp tờ khai Hải quan. Còn với hàng nhập vẫn cần lấy lệnh trên hãng tàu, ký hải quan và đổi lệnh ở cảng tùy thuộc vào lệnh tờ khai.
•  Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, hay container với đơn vị vận chuyển tại cảng. Theo dõi lô hàng vận chuyển từ các nhà vận chuyển.
•   Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến lệnh hàng xuất nhập tại cảng bãi.
•  Đảm nhận các công việc khác khi có yêu cầu.

3. Những điều cần biết khi làm nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

Lượng công việc của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu khá nhiều. Vậy nên, khi tuyển dụng, yêu cầu của các doanh nghiệp cũng cao hơn. Tùy vào quy mô hoạt động của công ty sẽ có tiêu chí khác nhau. Nhưng nếu bạn muốn theo đuổi ngành này thì cần đáp ứng tiêu chí cơ bản sau.

3.1. Về nghiệp vụ chuyên môn

Các bạn cần theo học và tốt nghiệp các chuyên ngành sau như Logistics, Kế toán,... sẽ được ưu tiên khi ứng tuyển. Điều quan trọng nhất là phải biết đọc và phân loại được chứng từ, hiểu rõ quy trình giao nhận xuất nhập khẩu. Am hiểu về luật pháp, các công ước quốc tế liên quan đến xuất nhập khẩu.

Ngoài ra kinh nghiệm làm việc, ít nhất 1 năm kinh nghiệm. Nếu bạn làn sinh viên mới ra trường hoặc chưa có kinh nghiệm nhiều thì nên tham gia các khóa học nghiệp vụ training, để có kinh nghiệm tương đương, rất có ích cho bạn.

3.2. Về kỹ năng chuyên môn công việc

Kỹ năng giao tiếp: rất quan trọng, bởi nhân viên giao nhận là thay mặt cho doanh nghiệp làm việc cho các đơn vị liên quan. Chẳng hạn như cơ quan Hải quan, các nhà cung cấp dịch vụ vận tải,...

 Bởi bạn cần truyền đạt và tiếp thu thông tin tốt, thì công việc mới hoàn thành đúng tiến độ. Ngoài ra, cần biết lắng nghe ý kiến của khách và cẩn thận trong công việc

Ngoại ngữ: Làm việc trong môi trường xuất nhập khẩu, bất kể vị trí nào cũng yêu cầu nhân viên có khả năng dùng ngoại ngữ. Vì bạn cần biết đọc hiểu thông dịch các giấy tờ liên quan xuất nhập khẩu. Tối thiểu là tiếng Anh. Vậy nên, các bạn nên rèn kỹ năng ngoại ngữ cho mình.

Khả năng mua hàng, kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa: Với nhân viên hiện trường, luôn tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa tại các cảng. Vì vậy, phải biết cách kiểm tra hóa đơn, chứng từ và tình trạng hàng hóa đủ hay thiếu trước khi vận chuyển cho khách. Ngoài ra, cần đảm bảo lưu trữ chứng từ cẩn thận tránh việc mất chứng từ, thì phải đền cho khách, hay công ty với số tiền không hề nhỏ.

Biết điều phối vận chuyển: kỹ năng là yếu tố quan trọng nhất khi làm hiện trường, là phải biết khai thác hàng tại bãi. Và làm việc với các nhà cung cấp dịch vận chuyển, điều phối hàng, kho bãi. Hơn nữa, biết quản lý thời gian để tránh tình trạng quá tải việc, ùn tắc hàng, không đủ xe, phát sinh thêm chi phí.

Có sức khỏe, Cẩn thận tỉ mỉ: Do đặc trưng công việc phải di chuyển nhiều, vì vậy rất cần sức khỏe tốt. Bởi đôi khi bạn phải làm việc dưới thời tiết khắc nghiệt. Và cần cẩn thận với lô hàng của khách trong quá trình kiểm tra, nếu xảy ra sơ suất gì thì nhân viên giao nhận và bộ phận phải chịu trách nhiệm.

3.3. Thu nhập của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

Đối với nhân viên chưa có kinh nghiệm nhiều, mức lương dao động từ 6-8 triệu, tùy công ty bạn làm việc trả lương và các đãi ngộ từ các khoản lương thưởng. Đa số lương nhân viên giao nhận có sẽ cao hơn nhân viên chứng từ.

Với nhân viên đã có kinh nghiệm trên 2 năm sẽ có mức thu nhập cao hơn, trung bình dao động từ 10-15 triệu. Chưa kể đến các khoản thưởng năng suất làm việc, vượt KPI. Còn tại vị trí nhân viên có thâm niên lâu năm, họ có thể làm việc với nhiều doanh nghiệp cùng lúc, thu nhập có thể lên đến 50 triệu.