Công việc của trợ lý giám đốc và những yêu cầu, kỹ năng cần có để trở thành một người trợ lý giỏi.

Trợ lý giám đốc là một công việc mơ ước của các bạn trẻ ngày nay. Vì nó không chỉ mang lại một mức thu nhập hấp dẫn với môi trường làm việc năng động mà còn là công việc mang lại nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Ngày nay với việc phát triển, mở rộng của các doanh nghiệp, nghề trợ lý càng trở lên cần thiết, là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho giám đốc điều hành công việc một cách hiệu quả. Vậy công việc của trợ lý giám là gì? Cần có những yêu cầu, kỹ năng gì để trở thành một người trợ lý giỏi? 

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc là người làm việc trực tiếp với giám đốc, hỗ trợ giám đốc trong việc sắp xếp và quản lý công việc khoa học, hiệu quả, tiết kiệm nhất thời gian. Giám sát, quản lý mọi việc trong công ty, cố vấn, tham mưu cho Ban giám đốc giải quyết công việc. Trong một số trường hợp, trợ lý giám đốc còn thay mặt ban giám đốc quyết định những công việc quan trọng khi giám đốc vắng mặt và là người phát ngôn đại diện của công ty trong một số trường hợp cần thiết.

Làm nghề trợ lý, bạn sẽ có cơ hội nâng cao trình độ, kỹ năng, hiểu biết trong nhiều lĩnh vực từ quản lý điều hành nội bộ đến ngoại giao, hoạch định chiến lược cho sự phát triển của công ty. Trực tiếp làm việc với sếp nên sẽ học hỏi được các tinh hoa từ lãnh đạo. Chính vì vậy, những người làm vị trí này thường được tuyển dụng và đào tạo trực tiếp bởi giám đốc và họ thường có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn trong công ty.

Những yêu cầu, kỹ năng cần có để trở thành người trợ lý giỏi

Yêu cầu về ngoại hình

Tùy vào yêu cầu của mỗi giám đốc, nhưng nhìn chung tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự vị trí trợ lý giám đốc của các công ty hiện tại đều có yêu cầu về ngoại hình. Không cần phải xuất sắc, về cơ bản là diện mạo ưa nhìn, sáng sủa, gọn gàng; đặc biệt là tác phong nhanh nhẹn, hoạt bát… bởi công việc của một trợ lý không chỉ dừng lại làm việc trực tiếp với giám đốc, nội bộ công ty mà cần gặp gỡ đối tác, khách hàng và trong một số trường hợp còn là người phát ngôn đại diện của công ty tới truyền thông bên ngoài.

Yêu cầu về kiến thức chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực kinh doanh

Tùy vào lĩnh vực hoạt động của công ty mà mỗi công ty sẽ có các yêu cầu về kiến thức chuyên môn khác nhau đối với vị trí trợ lý giám đốc. Ví dụ như bạn muốn trở thành trợ lý giám đốc tại các công ty kinh doanh xuất khẩu thực phẩm, thì bạn cần phải am hiểu các quy định về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, các thủ tục xuất nhập khẩu, nắm rõ luật kinh doanh… Chỉ khi nắm rõ được các kiến thức chuyên môn bạn mới tư vấn, tham mưu chính xác được cho Ban giám đốc mà không mắc phải các sai sót trong việc ký hợp đồng; qua đó tránh những tổn thất dù nhỏ nhất cho công ty. 

Khả năng thích nghi và ứng biến tình huống linh hoạt

Như đã nói ở trên, trợ lý giám đốc không chỉ là người giám sát các công việc hành chính nhân sự mà còn quản lý mọi việc khác trong công ty, cố vấn tham mưu cho Ban giám đốc giải quyết công việc. Trong một số trường hợp, trợ lý giám đốc còn thay mặt Ban giám đốc quyết định những công việc phát sinh quan trọng khi giám đốc vắng mặt. 

Chính vì vậy, trợ lý phải là người có khả năng ứng biến linh hoạt, thích nghi nhanh chóng để kịp thời đối phó, ứng biến và đưa ra giải pháp kịp thời. Nếu không có kỹ năng này thì một trợ lý sẽ khó gắn bó lâu dài được với nghề, dễ bị áp lực từ cấp trên và nản chí bởi các thách thức trong công việc. Để trở thành một người trợ lý giỏi, trước hết bạn phải rèn luyện tâm lý vững vàng, sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, nỗ lực học tập không ngừng nghỉ, trau dồi kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng làm việc. 

Yêu cầu về bảo mật thông tin - trung thành

Do là người làm việc trực tiếp với giám đốc, là cánh tay phải đắc lực của sếp trong mọi hoạt động của công ty nên vị trí trợ lý giám đốc được phép tiếp xúc với nhiều thông tin bí mật của công ty nên trợ lý phải là người đặc biệt tin cậy. Vì vậy là một người trợ lý giám đốc giỏi và chuyên nghiệp bạn phải luôn có ý thức giữ gìn, bảo mật thông tin. Và không phải ngẫu nhiên khi chữ "trợ lý" trong tiếng Anh “secretary” có ghép với từ :Secret” – bí mật, kín đáo, không công khai

Các yêu cầu về kỹ năng mềm

- Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm

- Kỹ năng quản lý, sắp xếp và thực hiện công việc hiệu quả

- Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý

- Kỹ năng thuyết trình

- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề nhanh chóng

- Kỹ năng đàm phán và thương lương

Ngoài các yêu cầu trên, để trở thành một người trợ lý giám đốc giỏi, bạn cần trau dồi thêm kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực như marketing, luật pháp, kế toán tài chính, nắm bắt xu thế phát triển của thị trường… Đặc biệt là khả năng ngoại ngữ để có thể đưa ra những ý kiến tham mưu chính xác cho Ban giám đốc và làm việc với các đối tác nước ngoài khi công ty mở rộng hợp tác với thị trường quốc tế.