Nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu là ai? Công việc của họ là gì?

Nhân viên mua hàng là mắt xích quan trọng trong xuất nhập khẩu. Họ sẽ giúp việc mua bán, trao đổi trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.

Nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu là ai?

Ở bất cứ đâu, chúng ta cũng có thể gặp nhân viên mua hàng. Tại các công ty, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, họ đóng vai trò cầu nối giữa nhà cung cấp và khách hàng. Nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu cũng  vậy.

Nhân  viên mua hàng xuất nhập khẩu còn được gọi với cái tên là Procurement/ Purchaser. Họ thuộc bộ phận nhập khẩu sản phẩm, thực hiện các công việc mua bán, kiểm tra sản phẩm. Bộ phận này có lượng công việc cao, đòi hỏi chuyên môn, hiểu biết sâu về mặt hàng cần mua.

Công việc của nhân viên mua hàng

Nhiều người cho rằng, nhân viên mua hàng chỉ cần làm nhiệm vụ nhập hàng - trả tiền cho bên cung cấp sản phẩm. Thế nhưng đây là quan niệm sai lầm. Nhân viên làm nhiệm vụ mua hàng còn cần nhiều kĩ năng và khối lượng công việc đảm nhận cũng rất lớn.

Trước giao dịch

Trước khi nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào, nhân viên mua hàng đều phải qua các khâu nghiêm ngặt. Đầu tiên, họ sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp sản phẩm đang cần nhập. Dựa trên các tiêu chí: số lượng hàng có thể cung cấp, chất lượng hàng hóa, mẫu mã đa dạng, các chính sách bảo hành… 

Tiếp theo là kiểm tra giá cước và phương thức vận chuyển phù hợp. Sao cho có được giá thành rẻ nhất với chất lượng tốt nhất. Các chi phí này phải cân đối với số vốn cũng như giá thị trường để có lợi nhuận tối đa.

Trong giao dịch

Khi đã lọc ra các nhà cung cấp sản phẩm phù hợp, nhân viên mua hàng cần trao đổi trực tiếp với họ. Ban đầu sẽ là trao đổi qua email, số điện thoại, hỏi ý kiến các chuyên gia để lựa chọn được nhà cung cấp hoàn hảo nhất.

Lúc này, đòi hỏi nhân viên nhập hàng phải phát huy các kĩ năng của mình để lấy được các thông tin cần thiết. Nhà cung cấp sẽ trao đổi để đưa ra các sản phẩm phù hợp  với nhu cầu và tiêu chuẩn phía bạn cần. Từ đây, nhà cung cấp nào tốt, có mặt hàng và dịch vụ đúng tiêu chí sẽ trở thành đối tác của phía công ty nhập khẩu. Thêm đó, bạn cũng phải deal giá với họ theo nguyên tắc win-win, hợp tác hai bên cùng có lợi.
Khi đã quyết định hợp tác, nhân viên nhập hàng cũng phải đảm nhiệm các công việc liên hệ bên vận chuyển, đóng gói, thuế… để mặt hàng có thể được gửi đến suôn sẻ. Sau đó thanh toán, làm thủ tục nhập hàng.

Sau giao dịch

Khi đã mua hàng, nhân viên nhập, mua hàng cần hậu kiểm để đảm bảo giao dịch thành công. Lúc này, cần phối hợp với phòng kế toán để đòi tiền hoặc trả nợ cho nhà cung cấp. Các hồ sơ, chứng từ cần minh bạch và lưu giữ phòng trừ có sự cố xảy ra. Sau cùng, nhân viên phải đánh giá được hiệu quả của lần giao dịch đó để quyết định có tiếp tục hợp tác với bên nhà cung cấp này hay không.

Việc kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu có thuận lợi hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên mua hàng. Do đó, đây là vị trí quan trọng, cần tuyển dụng kĩ lưỡng. Ở bài sau, các kĩ năng và tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng sẽ được phân tích rõ hơn.