Nhân Viên Sales Admin

- Quản trị hệ thống thông tin, soạn thảo văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến hoạt động tại Phòng kinh doanh:

+ Hàng ngày, cập nhật số liệu bán hàng vào file theo dõi, kiểm tra tính xác thực của báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh;

+ Tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo doanh số bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm;

+ Quản lý công nợ và phối hợp chặt chẽ với phòng Kế toán để thu hồi công nợ, đảm bảo không có công nợ quá hạn hoặc khó đòi.

+ Theo dõi doanh số của từng nhân viên nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện theo đúng tiến độ doanh thu.

- Hỗ trợ Nhân viên kinh doanh lập báo giá, tạo đơn hàng trên hệ thống: Trực tiếp nhập đơn hàng vào hệ thống máy tính của công ty để chuyển tiếp đến các bộ phận có liên quan như bộ phận kế toán, kho, điều phối, giao hàng để xác nhận số lượng hàng trong kho có đủ hay cần nhập thêm, xác nhận thời gian có thể giao hàng.

- Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng: Quản lý danh sách khách hàng của cả phòng Kinh doanh, hàng tháng phân tích các đối tượng khách hàng: tiềm năng, thân thiết, khách hàng uy tín, từ đó đưa ra các ý kiến đóng góp để thúc đẩy doanh thu bằng việc báo cáo trực tiếp tới Giám đốc kinh doanh để đưa ra các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.

- Thực hiện những yêu cầu thông thường từ khách hàng như yêu cầu báo giá hoặc cung cấp thông tin ngày giao hàng cho khách hàng

- Tiến hành kiểm tra tình trạng thanh toán hoặc hạn mức công nợ, tín dụng của khách hàng với công ty để thực hiện phát hành đơn đặt hàng để sản xuất hoặc gửi đi.

- Kiểm tra thông tin liên hệ để nhận hàng của khách hàng có chính xác hay không và cập nhật những thay đổi thông tin nếu có từ khách hàng. Khi đơn hàng hoàn tất, họ sẽ yêu cầu và nhắc bộ phận kế toán chuẩn bị hoá đơn để gửi cho khách hàng.

- Quản lý các dự án mà nhân viên kinh doanh đang theo, hàng ngày cập nhật tiến độ dự án, làm việc sát sao với từng nhân viên kinh doanh để nắm được chi tiết các công việc, kịp thời báo cáo Giám đốc kinh doanh/ Phó TGĐ.

- Định kỳ hàng tuần, tháng, quý tổng hợp báo cáo công việc của cả phòng, báo cáo doanh số, phân tích số liệu và tình hình hoạt động chung của cả phòng, có những tư vấn tham mưu cho Giám đốc kinh doanh để điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp.

- Làm hợp đồng các đơn hàng, làm xuất hàng, thanh toán cho khách hàng của BGĐ, các thủ tục hành chính khác

- Đầu mối xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến sản phẩm và bán sản phẩm và dịch vụ của Công ty;

- Hỗ trợ đặt xe, book phòng khách sạn, cho quản lý khi đi công tác

- Thực hiện các công việc khác khi được giao.